Oleh: Wahyuningtyas Dwi Saputri, S.H.
Punya rencana untuk membangun bisnis startups tetapi belum memiliki kantor tetap? Tenang, sekarang kamu bisa gunakan fasilitas virtual office? Apa sih virtual office itu? Cek ulasannya berikut ini!
Gelombang bisnis saat ini tengah mengalami peningkatan yang cukup pesat. Salah satu faktor penyebabnya adalah dengan adanya dorongan kemajuan teknologi. Teknologi membawa dampak yang sangat signifikan dalam mendorong laju bisnis yang dapat menjangkau setiap kebutuhan sehari-hari masyarakat saat ini.
Fenomena yang menjadi trend saat ini adalah pelayanan yang dapat diakses dan dilakukan secara online.
Bentuk pelayanan yang diberikan kepada customer ini beraneka ragam dan meliputi berbagai bidang kehidupan. Mulai dari layanan legal service yang dapat dijangkau secara online, layanan penjualan yang berbasis e-commerce, dan lain sebagainya.
Biasanya layanan yang berbasis online ini memberikan manfaat untuk memenuhi segala kebutuhan. Perusahaan yang menerapkan sistem ini biasanya disebut dengan startups. Startups yang ada di Indonesia ini sangat beragam dan memberikan jasa service yang dapat memudahkan setiap urusan bisnis.
Startups merupakan salah satu golongan bisnis yang baru berjalan yang mana dalam pengoperasiannya menggunakan suatu inovasi teknologi untuk dapat menjalankan core business-nya. Namun, tidak jarang usaha yang sedang dirintis ini masih belum memiliki kantor tetap. Oleh karenanya hal ini sangat menghambat dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Oleh karenanya hal ini berdampak pada belum dimilikinya alamat kantor tetap yang nantinya dapat berguna sebagai sarana administrasi bisnis. Salah satu upaya untuk mengatasi keadaan semacam ini adalah dengan menggunakan virtual office.
Baca juga: Tips Pendirian Perusahaan Dengan Virtual Office.
Pengertian Virtual Office
Virtual office merupakan suatu ruang kerja yang dapat digunakan dengan dilengkapi fasilitas internet, yang berguna untuk menyelesaikan tugas ataupun bisnis yang tanpa memiliki lokasi usaha secara fisik. Virtual office ini sangat fleksibel dan dapat digunakan untuk memenuhi segala kebutuhan bisnis dan menghemat anggaran untuk pembangunan ruang kerja.
Selain itu, alamat virtual office ini dapat digunakan sebagai alamat kantor tetap bagi pengusaha yang menggunakan jasa virtual office.
Biasanya penggunaan dari virtual office ini dengan menerapkan sistem sewa-menyewa. Dalam sistem sewa-menyewa ini memakan waktu tertentu. Waktu tertentu yang ditetapkan telah disepakati para pihak dan telah bertanda tangan di atas perjanjian yang sah.
Sebelum memilih dan menggunakan virtual office, aturan apa saja yang harus diperhatikan agar aman secara legal? Serta bagaimana cara memilih virtual office yang aman digunakan untuk bisnis? Cek di bawah ini!
Pemilihan Virtual Office
Dalam memilih suatu bangunan yang akan ditempati ataupun disewa, maka salah satu cara yang dilakukan adalah mengecek legalitas dari bangunan tersebut. Hal ini bermanfaat untuk menghindarkan dari kejadian yang mungkin merugikan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, hat-hati selalu dalam memilih jasa virtual office ya. Pastikan dengan benar sebelum memilih!
Hal ini dilakukan agar menghindari kejadian yang tidak diinginkan atau bahkan merugikan diri sendiri, bisnis dan dapat berakhir tindak kejahatan penipuan.
Meskipun ditawarkan oleh penyedia jasa virtual office namun tidak ada salahnya hati-hati dan cek legalitasnya bukan? Legalitas yang lengkap digunakan sebagai salah satu cara antisipasi untuk menghindari tindak kejahatan penipuan.
Adapun tips di bawah ini yang dapat dijadikan rujukan dalam memilih virtual office, diantaranya sebagai berikut:
1. Meninjau Lokasi Yang Akan Disewa Secara Langsung
Kegiatan meninjau lokasi sebelum akan digunakan nantinya adalah merupakan hal yang penting. Hal ini dikarenakan untuk memastikan bahwa lokasi yang akan digunakan wujudnya benar-benar ada dan aman. Selain itu juga dapat dijadikan sarana dalam penyesuaian antara kebutuhan perusahaan dan layanan jasa virtual office dalam menunjang operasional perusahaan.
Selain itu juga untuk mengantisipasi adanya kerusakan yang dapat terjadi. Sehingga dapat dilakukan koordinasi dengan pemilik virtual office terlebih dahulu.
2. Melakukan Pengecekan Terhadap Legalitas Bangunan
Cek legalitas bangunan juga merupakan salah satu cara yang tidak kalah penting. Adanya dokumen legalitas yang lengkap atas sebuah bangunan merupakan salah satu indikator bahwa adanya kepastian hukum dan perlindungan hukum bagi pihak yang terlibat di dalamnya. Serta sebagai syarat bahwa bangunan tersebut telah sah di mata hukum dan regulasi yang berlaku.
Legalitas dokumen seperti NIB (Nomor Induk Berusaha) dan adanya sertifikat tanah yang valid oleh pemilik virtual office.
3. Proses Sewa-Menyewa Menggunakan Perjanjian Fisik
Dalam melakukan sewa menyewa virtual office tidak serta merta dapat dilakukan. Sewa-menyewa merupakan salah satu kegiatan hukum.
Oleh sebab itu, diperlukannya sebuah perjanjian yang diketahui oleh para pihak atas virtual office yang akan disewa.
Adanya perjanjian sewa-menyewa sebagai salah satu perlindungan hukum. Jika di kemudian hari terjadinya sebuah sengketa hukum. Perjanjian ini yang nantinya akan mengikat para pihak. Serta dapat memperlihatkan secara jelas baik dari sisi kewajiban dan hak yang diperoleh para pihaknya.
Sehingga perjanjian tertulis ini dapat menjadi salah satu bukti yang sah jika dibutuhkan oleh pengadilan.
Baca juga: Bagaimana Aturan Hukum Kontrak Online Di Indonesia?
4. Memilih Virtual Office Yang Sudah PKP (Pengusaha Kena Pajak)
Tidak hanya memilih virtual office dengan tawaran fasilitasnya. Hal yang tidak kalah penting adalah memperhatikan terkait Pengusaha Kena Pajak (“PKP”). Terdapatnya PKP ini membantu perusahaan dalam lancarnya operasional virtual office yang telah memenuhi syarat sebagai perusahaan legal dan memenuhi wajib pajak.
Adanya virtual office yang telah PKP kedepannya akan membawa keuntungan bagi pengusaha. Adanya PKP dapat membantu berkembangnya kapabilitas perusahaan dengan mengikuti berbagai proyek besar ataupun yang diselenggarakan oleh pemerintah.
Apabila telah PKP berarti tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan dalam kepengurusan PKP lagi. PKP ini dibutuhkan sebagai tanda pengaktifan tanda wajib pajak perusahaan.
Menurut PMK No. 147/ PMK.03/ 2017 tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Pengahapusan Nomor Pokok Wajib Pajak Serta Pengukuhan dan Pencabutan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak, menyatakan bahwa virtual office dapat terpenuhi syaratnya adalah salah satu dengan memiliki PKP.
5. Sesuaikan Layanan Dengan Kebutuhan Anda
Selain memilih virtual office yang legal, perlu diperhatikan layanan tambahan yang disediakan. Biasanya dalam menghemat waktu dan biaya Anda dapat menanyakan kepada pihak pengelola virtual office. Kelengkapan layanan jasa pada virtual office akan sangat membantu Anda.
Seperti ada atau tidaknya layanan pengurusan pendirian PT atau CV. Sehingga disini Anda dapat langsung menjalankan bisnis dan tanpa harus ribet mengurus administrasi usaha lainnya.
Itulah ulasan singkat tentang “Tips Memilih Virtual Office Secara Aman”. Untuk akses artikel lainnya bisa kunjungi blog Selaras Group. Jika sobat memiliki permasalahan hukum, bisa banget konsultasikan dan nikmati layanan yang ada di Selaras Group dengan harga terjangkau. Selaras Group, Konsultan hukum terpercaya!
Sumber:
PMK No. 147/ PMK.03/ 2017 tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Pengahapusan Nomor Pokok Wajib Pajak Serta Pengukuhan dan Pencabutan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak.
Sumber Gambar:
unsplash.com
Editor: Siti Faridah, S.H.
